Informationen zu S/4HANA for Group Reporting
19. Juli 2023
Webinar: „Synoptische Darstellung führender Konsolidierungssysteme – SAP S/4HANA for Group Reporting,SAP BCS/4HANA, CCH Tagetik“
19. Juli 2023Wie mache ich SAP (S/4HANA) Finance fit für eine automatisierte und integrierte Datenübertragung in die Konsolidierung
Zielsetzung
Das Ziel der meisten Kunden ist die Umsetzung eines integrierten und automatisierten Record-to-Report Prozesses, was insbesondere eine automatisierte Datenübertragung aus den operativen Systemen der Finanzbuchhaltung bzw. des Controllings in das Konsolidierungssystem voraussetzt. Hierdurch ist es möglich, aktuell ineffiziente und lange andauernde manuelle Tätigkeiten zu ersetzen durch einen automatisierten Prozess und die freiwerdenden Zeiten für wertschöpfende Analysen zu nutzen.
Die Umsetzung einer automatisierten Datenübertragung bedeutet jedoch im Umkehrschluss,
- dass alle Kontierungen, die im Konsolidierungssystem zumeist obligatorisch erwartet werden,
- sowie spezielle, konzernbedingte Ausweise und Bewertungen von Bilanz und GuV Konten
bereits in den Vorsystemen, d.h. direkt an der Quelle, „vorbereitet“ werden müssen; SAP nennt diesen Bereich im Customizing Leitfaden deshalb auch „Konsolidierungsvorbereitungen“.
Üblicherweise sprechen wir hier von folgenden Kontierungen:
- Bewegungsart (zur Darstellung von Spiegelinformation und zur detaillierten Abbildung der Kapitalflussrechnung),
- Partnergesellschaft (zur Darstellung der Intercompany Informationen, die im Konsolidierungssystem für eine automatische IC Eliminierung benötigt werden,
- Funktionsbereich (zur parallelen Abbildung der GuV nach dem Umsatzkostenverfahren)
Hinzu kommen noch weitere Konzern-Anforderungen hinsichtlich des Ausweises und der Bewertung von Bilanz und GuV Konten:
- Ausweis der Fristigkeiten (nach IFRS wird eine klare Unterteilung der Aktiva und Passiva nach kurz- und langfristigen Vermögensgegenständen und Schulden gefordert)
- Durchführung von Bewertungen (Fremdwährungsbewertung der Forderungen/ Verbindlichkeiten sowie Bank/ Cash Bestände; Verzinsung von bestimmte Forderungen/ Verbindlichkeiten)
Fokus SAP S/4HANA for Group Reporting:
Der aktuelle größte Vorteil der Nutzung von SAP S/4HANA for Group Reporting liegt darin, dass die Meldedaten der gesellschaften integrativ von SAP FI nach Group Reporting übernommen werden.
Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass alle o.a. Punkte in SAO FI umgesetzt sein müssen; ansonsten bestünde die Notwendigkeit, die nicht umfänglichen Mededaten nachgelagert mit den fehlenden Kontierungen anzureichern (wenn z.B, die Bewegungsarten fehlen, müssten die aus der ACDOCA nach ACDOCU überführten Daten mittels manueller Erfassung in GRDC um die Bewegungsarten ergänzt werden). Hier mit würde Group Reporting jedoch des Hauptvorteils "beraubt"werden.
Realisierung der Bewegungs-(Spiegel-)Information über das Feld „Bewegungsart“
AP bietet im Standard die Möglichkeit, die bekannten Kontenklassen (Anlagevermögen, Eigenkapital, Rückstellungen, Finanzverbindlichkeiten) mit Bewegungsarten zu verbuchen.
- Hierzu definiert man die erforderlichen „Konsolidierungs-Bewegungsarten“ im Hauptbuch; diese sind üblicherweise deckungsgleich mit den Bewegungsarten aus dem Konsolidierungssystem.
- Im Folgenden werden alle Feldstatusgruppen der relevanten Konten überarbeitet, um die Eingabe der Bewegungsart zu ermöglichen; bitte verwenden Sie nicht die Option „obligatorisch“ (nutzen Sie stattdessen Validierungen, um die Bewegungsarten direkt bei der Buchung zu prüfen).
- Nutzen sie bereits das Modul FI-AA für die Anlagenbuchhaltung, so buchen Sie dort mit sehr detaillierten Bewegungsarten; diese sind aber nicht Ihre „Konsolidierungs-Bewegungsarten“, sondern müssen erst hierauf gemappt werden (dies geschieht in einer Standard-Tabelle von SAP).
- In den anderen Kontenklassen „Eigenkapital, Rückstellungen, Finanzverbindlichkeiten“ werden Bewegungsarten entweder manuell bei der Buchung mitgegeben oder müssen angereichert werden.
- Vorsicht ist geboten, wenn in diesen Kontenklassen maschinelle Buchungen aus anderen Modulen (SD, HR) oder aus anderen Systemen erfolgen. Andere SAP Module kennen leider nicht das Feld „Bewegungsart“, wodurch es erforderlich wird, das Feld technisch „anzureichern“ mit Hilfe der Funktionalität „Substitution“.
Umsetzung der Intercompany-Information über das Feld „Partnergesellschaft“
SAP bietet im Standard die Möglichkeit, alle IC Konten mit der Partnergesellschaftsnummer zu verbuchen.
- Zunächst werden alle (Partner-)Gesellschaftsnummern im Hauptbuch angelegt.
- Im Anschluss werden die Partnergesellschaftsnummern den entsprechenden Debitoren/ Kreditoren und ggfs. Sachkonten zugeordnet.
- Für die Gegenbuchung insbesondere auf GuV Konten ist zu beachten, dass das Feld „Partnergesellschaft“ nicht noch einmal erfasst wird, sondern im Rahmen der Buchung technisch aus dem Debitor/ Kreditor oder Sachkonto vererbt wird; hierzu ist es wichtig, die Belegarten für diese Geschäftsvorfälle korrekt auszusteuern.
Wichtiger Hinweis: Bitte berücksichtigen Sie in der Planung der Umsetzung genügend Zeit für die Anpassung der Bestände auf den Konten, denn die Definition der Bewegungsarten/ Partnergesellschaftsnummern und das anschließende Buchen schaffen „nur“ die Voraussetzungen für die Zukunft. In aller Regel und dies gilt insbesondere für Kontierungen mit der Partnergesellschaft auf OP-geführten Konten, müssen aber die aktuellen Salden der Konten mit den entsprechenden Kontierungen versehen werden.
Abbildung des Umsatzkostenverfahrens in SAP
Im Standard wird das Umsatzkostenverfahren in SAP mittels des Felds"Funktionsbereich" umgesetzt; hierbei werden - sehr vereinfacht beschrieben - die CO Kontierungen dem Funktionsbereich zugeordnet. Sobald z.B. eine Buchung auf die Kostenstelle "Vertrieb" erfolgt, wird der Datensatz parallel auf dem Funktionebereich "Vertrieb" kontiert. Gerade im Bereich der Umsatzkosten können jedoch komplexere Prozesse dazu führen, dass auch hier Substitutionen definert werden müssen, um die Ableitung des Funktionsbereichs mehrdimensional durchzuführen.
Auch wenn die o.a. Ausführungen zunächst einfach erscheinen, ist in einem solchen Projekt geboten, die finanziellen wie auch logistischen Prozesse des Unternehmens genau zu dokumentieren und die einzelnen Buchungen dahingehend zu analysieren, welche Funktionsbereiche erwünscht sind.
Neben dieser Standard-Umsetzung des Umsatzkostenverfahrens in SAP existieren noch weitere technische Möglichkeiten:
- Umsetzung in der profit-Center Rechnung mit Hilfe von Allokationen, Distributionen und Leistungsverrechnungen
- gerade bei Nutzung von S/$4HANA besteht erstmals die Möglichkeit, die buchhalterische Ergebnisrechnung (CO-PA) auch in FI) korrekt buchen zu lassen.
Umsetzung selektiver Ausweis und Bewertungsthemen
Rasterung von Fristigkeiten
- Die Anforderung gemäß IFRS hinsichtlich einer Unterteilung der Aktiva und Passiva nach kurz- und langfristigen Vermögensgegenständen und Schulden wird oftmals unterschätzt in der Umsetzung in den Vorsystemen.
- Auch hier bietet SAP eine Standard-Vorgehensweise an.
- Standard-Reports gliedern die relevanten Konten um; hierzu muss im Customizing die entsprechende Kontenfindung gepflegt und die relevanten Verrechnungskonten hinterlegt sein.
- Zusätzlich muss beachtet werden, dass die Konten OP geführt sind und das Feld „Due date/ Baseline date“ gepflegt wird.
Fremdwährungsbewertung/ Verzinsung
- SAP bietet auch für die Durchführung der Fremdwährungsbewertung und der Verzinsung von Konten Standard-Programme an; in Verbindung mit der parallelen Bewertung und somit separaten Konten ist es möglich, neben der lokalen Bewertung auch die Konzern-Bewertung in SAP umzusetzen.
Wir haben in vielen Projekten gemeinsam mit dem Kunden die technischen Voraussetzungen in SAP FI/ CO geschaffen, damit alle konsolidierungsrelevanten Kontierungen direkt gebucht und automatisiert in das Konsolidierungssystem überführt werden.
Unser Leistungsangebot reicht von konzeptionellen Arbeiten über die Implementierung im System bis hin zur Programmierung einer Schnittstelle für die Datenübertragung.